Gemeentelijsten
De zogenaamde gemeentelijsten vormen de basisbron van het Monument. Dit zijn lijsten van joodse inwoners per gemeente, die de Nederlandse gemeenten op last van verordening 6 d.d. 10 januari 1941 van de Duitse bezetter moesten aanleggen. Deze lijsten zijn (veelal in de periode februari tot mei 1941) gemaakt op basis van de formulieren die joden zelf moesten invullen. Vaak werden deze lijsten door de gemeenten vervolgens gecontroleerd aan de hand van het bevolkingsregister. Daarmee is de nauwkeurigheid van deze bron groter dan die van andere bronnen. Bij verschillen tussen de gegevens uit de gemeentelijsten en bijvoorbeeld In Memoriam zijn steeds de gegevens uit de gemeentelijsten als uitgangspunt genomen.
Wanneer er voor een gemeente geen gemeentelijst bewaard is gebleven, is gezocht naar alternatieve bronnen. Hierbij is gebruik gemaakt van data uit bevolkingsregisters, Persoonskaarten, de reconstructies van joodse gemeenten die in verschillende gedenkboeken zijn opgenomen en databestanden die door andere onderzoekers zijn vervaardigd.
Deze lijsten geven in alle gevallen naam, geboortedatum en -plaats en adres, en in veel gevallen ook informatie over de gezinssamenstelling en de beroepen van de gezinsleden.
In Memoriam
De data uit de gemeentelijsten (en de andere hierboven genoemde bronnen als een gemeentelijst niet voorhanden was) zijn gekoppeld aan bronnen die informatie geven over de sterfdatum en –plaats. Ten eerste is hiervoor In Memoriam gebruikt. Dit boek bevat de namen van overledenen die ’uit Nederland werden gedeporteerd en van wie geen graf bekend is‘. Daarmee ontbreken in deze bron vrijwel alle namen van mensen die in een kamp in Nederland zijn omgekomen, de mensen die zelfmoord hebben gepleegd en de mensen die een ’natuurlijke‘ dood zijn gestorven.
Dit hiaat is zoveel mogelijk ondervangen door de gegevens uit andere bronnen over te nemen, zoals: de dodenboeken uit kamp Westerbork, kamp Vught en kamp Amersfoort; rouwadvertenties uit het Nieuw Israëlietisch Weekblad en Het Joodsche Weekblad en de lijsten van zelfmoorden zoals samengesteld door de Joodse Raad.
Op basis van een nauwkeurige vergelijking (zie hieronder) tussen de gemeentelijsten enerzijds, en de bovengenoemde bronnen die data bevatten over de sterfdatum en –plaats anderzijds, is vastgesteld welke personen de oorlog hebben overleefd. Alleen de personen van wie met grote zekerheid vastgesteld kon worden dat ze de oorlog niet hebben overleefd, zijn in het Monument opgenomen. Personen die wel op de gemeentelijsten staan, maar niet in In Memoriam en de andere genoemde bronnen voorkomen, zijn niet opgenomen. Bij twijfel is altijd gekozen voor niet opnemen.
Het principiële uitgangspunt daarbij is dat het minder pijnlijk is om mensen die de Sjoa niet hebben overleefd niet in het Monument op te nemen, dan mensen die wel de Sjoa hebben overleefd op te nemen.
Joodse Coördinatie Commissie
Als extra controle zijn de bronnen die gegevens bevatten over sterfdatum en –plaats ook nog vergeleken met de lijsten van overlevenden die de Joodse Coördinatie Commissie (JCC) vlak na de oorlog opstelde (deze lijsten worden ook vaak aangeduid als ’Eindhovenlijsten‘ omdat daar de JCC aanvankelijk gevestigd was) en de gegevens die verschillende onderzoekers verzamelden over overlevenden Wie in beide bronnen voorkwam met exact dezelfde gegevens, is niet opgenomen in het Monument.
Bij de koppeling tussen de hierboven genoemde bronnen is de volgende procedure gevolgd: allereerst werd gekoppeld als de volledige naam, de geboortedatum en –plaats geheel of nagenoeg geheel overeenkwamen. Vervolgens werden de uitkomsten gecontroleerd op mogelijke inconsistenties. Van alle mogelijke matches werd op deze wijze ca. 89 procent min of meer automatisch gegenereerd. Daarnaast kon voor 5 procent op handmatige wijze een koppeling worden vastgesteld. Personen die wel in In Memoriam staan, maar niet op de gemeentelijsten voorkomen, zijn toch opgenomen in het Monument. Van deze personen zijn ons afgezien van volledige naam, geboorteplaats en –datum en sterfplaats en –datum geen gegevens bekend. Zij zijn niet ingedeeld bij een gezin, en hebben geen adres.
Inventarisatielijsten
De volgende stap was het koppelen van de persoonsgegevens aan bronnen met aanvullende gegevens, zoals informatie over de huisraad van een gezin. Deze gegevens zijn afkomstig uit de inventarislijsten. Een inventarislijst kan zich bevinden in een Jokos-dossier of in het archief van de Einsatzstab Reichsleiter Rosenberg. Ook werd gekeken of van de personen die opgenomen zijn in het Monument een Liro-kaart bewaard is gebleven en of er vermeldingen zijn op de sieradenlijst en de schilderijenlijst. Daarnaast zijn leerlingenlijsten van (joodse) scholen opgenomen; gegevens over winkels van joodse eigenaren in Amsterdam, en gegevens over de leden van een joodse voetbalclub. Verder zijn de aanmeldingformulieren opgenomen die een ruim vijfhonderd diamantbewerkers invulden om voor vrijstelling van deportatie in aanmerking te komen (de zogenaamde aanmeldingsformulieren diamantbewerkers).
In de toekomst zullen ook de marktkaarten van de Amsterdamse, joodse marktkooplui die in het Monument zijn opgenomen, aan de site worden toegevoegd. Deze aanvullende gegevens zijn opgenomen omdat ze een beeld geven van het (voorloorlogse) dagelijkse leven van veel van de omgebrachten.
Bij het koppelen van de aanvullende gegevens werden in essentie dezelfde methoden gebruikt. Een probleem was dat veel van deze bronnen minder precies zijn in de vermelde persoonsgegevens. In een aantal gevallen kon of moest ook gebruik gemaakt worden van het adres. Een deel van de inventarislijsten bijvoorbeeld is gekoppeld op basis van uitsluitend voorletters, achternaam en adres.
Overigens kunnen aanvullende gegevens, zoals bijvoorbeeld rouwadvertenties, ook gekoppeld zijn aan personen die niet op de gemeentelijsten voorkomen, maar wel in In Memoriam.
Ies Lipschits
Ies Lipschits heeft voor zo‘n kleine 6000 personen en gezinnen die in het Monument staan biografische aantekeningen geschreven. Voor de vervaardiging van de biografische aantekeningen is gebruik gemaakt van een veelheid aan bronnen, zowel literatuur als archiefmateriaal. Bij de aantekeningen staat steeds een bronverwijzing.